Как осуществляется процедура замены оборудования Cisco (RMA) в Cisco ТАС

Сегодня я расскажу о некоторых аспектах работы центра технической поддержки (ТАС) Cisco. Надеюсь, это поможет лучше понять аспекты ведения кейсов, а также объяснить, как работает ТАС тому, кому уже приходится пользоваться технической поддержкой, или кто планирует это делать.

Тема, на которой я остановлюсь более подробно, — аспекты использования процедуры RMA (Return Materials Authorzation).

Одним из трендов современного развитого общества является защита интеллектуальной собственности. Если мы рассмотрим данный аспект в контексте оборудования Cisco, то это — приобретение поддержки SmartNet. Что дает данный договор? Он позволяет не только скачивать новые версии операционных систем, но также воспользоваться помощью инженеров ТАС для решения разнообразных проблем, возникающих в сети. До 2006 года поддержкой российских пользователей занимались иностранные инженеры. В 2006 году был создан российский ТАС.

По процедуре RMA вы можете поменять оборудование (или его отдельные компоненты), которое сломалось или функционирует неправильно. RMA вы можете запросить путем открытия кейса в ТАС. После создания, кейс попадает в очередь и отсылается одному из инженеров. Нужно понимать, что инженер сначала должен выполнить процедуру поиска источника проблемы (траблшутинг) для того, чтобы правильно определить нерабочий элемент. Отказ от траблшутинга может привести к неправильному определению нерабочего компонента и увеличению общего времени устранения проблемы. Например, в одном из кейсов был сделан запрос на замену блока питания для коммутатора, но после замены блока питания выяснилось, что проблема осталась и требуется поменять шасси. В результате время было потеряно на повторное оформление RMA и доставку шасси.

Когда вы покупаете SmartNet, то можете приобрести доставку с 2-часового (в России  не предоставляется 2-часовой сервис), 4-часового склада или склада NBD (Next Business Day). Эти цифры определяют, в течение какого времени компонент будет отгружен со склада. При заполнении формы RMA, которую высылает инженер ТАС, необходимо указать, какой тип доставки вами приобретен. Форма RMA заполняется на английском языке с указанием почтового индекса. Форма выглядит следующим образом:

WHAT

— Part number:
— Serial Number:
— Service Request Number:

WHEN
— Select one: 2H/4H/NBD

WHERE
Ship to address:
— A) Country :
— B) City:
— C) Street:
— E) Zip code:
— F) Company name:

WHO
— Onsite contact name:
— Onsite contact phone number:
— Onsite contact email:

Additional contact or info:

Именно в поле WHEN вам нужно правильно указать тип доставки, который указан в контракте на оборудование (2H/4H/NBD).

Оборудование с уровнем сервиса NBD доставляется из Москвы, Казани или Перми, где компания Cisco открыла склады для доставки оборудования на условиях NBD и SDS (Same Day Shipment). Уровень сервиса SDS предполагает доставку сервисных деталей в удаленные от складов регионы и может занять от одного до нескольких дней в зависимости от местонахождения заказчика. Хочу отметить, что при условии доставки NBD, рекомендуется размещать заказы не позднее 16:00 по московскому времени, что обусловлено необходимостью подготовки оборудования к отгрузке и заказа курьерской службы для доставки. В случае SDS заказ должен быть размещен не позднее 13:00 по московскому времени, и оборудование будет отправлено в тот же день. После 16:00 отгрузка со склада не производится, и таким образом, если открыть кейс по замене RMA после 16:00 часов, отгрузка будет произведена только на следующий рабочий день, Например, при открытии кейса на RMA в пятницу после 16:00,  оборудование по нему будет отгружено не ранее понедельника.

Важно отметить, что фактически только после получения заполненной формы RMA начинается процедура замены оборудования. Если очень много времени тратится на ответы со стороны клиента во время проведения траблшутинга или на заполнение формы RMA, то это увеличивает общее время замены сломанного оборудования. Только после получения заполненной формы RMA инженер отсылает ее логистикам, а они, в свою очередь, проверяют сроки действия контракта, наличие оборудования на складе и после этого оформляют RMA. Несколько слов об этом этапе. Оборудование, которое доставляется по процедуре RMA, завозится заранее в Россию, с учетом того, сколько было куплено контрактов SmartNet на то или иное оборудование. Оборудование доставляется из Голландии и «растамаживается». Иногда уже после отправки заполненной формы RMA логистикам выясняется, что компонент, меняемый по RMA, не находится под контрактом. Например, был куплен SmartNet на Catalyst 6500 серии, но под контрактом находится шасси, блоки питания, супервизор, а модули SFP под контракт заведены не были. В результате, логистики отказывают в оформлении RMA, инженер ТАС связывается с клиентом и объясняет, что нужно добавить модуль под контракт с помощью аккаунт-менеджера в Cisco или с помощью партнера Cisco, через которого было куплено данное оборудование. Процедура добавления модуля под контракт может занять от нескольких дней до нескольких недель. Но нужно понимать, что когда модуль будет добавлен под контракт и оформлен RMA, то, по правилам логистиков, может пройти до 30 дней, пока нужный компонент будет доставлен на склад и растаможен. Так как обычно требуется срочная замена — клиент должен иметь ввиду, что ему доставляется “чужое” оборудование, которое было ввезено под ранее оплаченный контракт другого клиента, но пока не было востребовано.

Доставка в пределах страны осуществляется логистическими компаниями (например, DHL или Pony Express). После доставки оборудования необходимо возвратить сломавшееся оборудование обратно на склад Cisco в Москве в течение 10 дней. Доставка и возврат оборудования в России осуществляется за счет компании Cisco. Для возврата старого оборудования рекомендуется воспользоваться той же упаковкой, в которой получено новое оборудование. Упаковка должна быть промаркирована номером RMA. Не надо возвращать кабели, документацию и т.д. Дополнительные инструкции находятся в упаковке поставленной детали. Хочу обратить внимание, что по RMA поставляется только оформленный Part Number, то есть все остальные модули, блоки питания и т.д. надо переставить из старого оборудования (например в Wi-Fi IPhone надо переставить аккумуляторную батарею, если меняется сам телефон). Хочу также заметить, что по RMA поставляется не новое оборудование, а уже бывшее в употреблении, но отремонтированное, проверенное и находящееся в рабочем состоянии. Правда, если нужно оформить RMA на какое-то очень новое оборудование, то его может не оказаться на складе именно из-за того, что отремонтированного оборудования пока еще просто нет.

Хочется остановиться еще на двух важных моментах. Работа инженера ТАС по замене оборудования по RMA обычно заканчивается в момент доставки оборудования клиенту. Наличие оборудования у клиента является основанием для закрытия кейса. Иногда клиент просит подождать некоторое время, чтобы убедиться, что оборудование находится в рабочем состоянии. Мы идем на встречу этому желанию, но ожидание со стороны инженера ТАС в этом случае не является обязательным. Если замененный компонент окажется нерабочим (что случается крайне редко), то клиент может в течение 14 дней переоткрыть кейс и продолжить по нему работу. Поэтому вы можете согласиться на закрытие кейса сразу после получения оборудования без всяких опасений. Второй момент касается анкеты (Bingo), которая высылается после закрытия кейса. В этой анкете содержатся вопросы о том, как вы оцениваете работу Cisco и инженера по работе над решением проблемы. Bingo содержит следующие вопросы:

(Q1) Overall handling of service request………………
(Q2) Ease of Access to help………………………….
(Q3) Timeliness of Problem Resolution…………………
(Q4) Communication of Problem Status………………….
(Q5) Effectiveness of Solution/Information…………….
(Q6) Technical Expertise of Engineer………………….
(Q7) Courteous Service………………………………
Part Replacement:
(Q8) Was the part delivered in the time agreed?………..
(Q9) Was the correct part delivered?………………….
(Q10) Was the part received in good working condition?…..

Customer comments stored with the service request:

Градация ответов – от 0 до 5. 0 – вопрос без ответа, 1 – очень плохо, 5 – отлично.
При заполнении анкеты я вам советую помнить об одном важном аспекте – в данном случае вы оцениваете работу инженера TAC, который с вами общается, поэтому если по тем или иным причинам оборудование задерживается (причины возможных задержек я описал выше), то подумайте, действительно ли в этом виноват инженер ТАС? Хочу еще раз напомнить, что работа инженера ТАС по RMA заключается в проведении траблшутинга, отсылке необходимой информации логистикам и поддержании контакта с клиентом в период доставки оборудования.

Резюмируя, хочу дать несколько советов:
1.Всегда заранее проверяйте, что все оборудование и модули заведены под контракт.
2.Открывайте, пожалуйста, кейс по замене только тогда, когда вы готовы по нему активно работать (не открывайте в пятницу вечером или перед отпуском).
3.Постарайтесь заранее собрать всю необходимую информацию для заполнения формы RMA, а также по возможности заранее самостоятельно провести траблшутинг оборудования.
4.При заполнении Bingo, помните, пожалуйста, что инженер ТАС не может контролировать время доставки оборудования после оформления RMA.

Надеюсь, что эта информация помогла вам лучше понять, как работает процедура RMA.